Общий отдел администрации ЗАТО Александровск

ЗАДАЧИ:
1. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, контроля за сроками исполнения документов.
2. Обеспечение соблюдения установленного порядка рассмотрения обращений, заявлений и жалоб граждан, контроля за их исполнением.
3. Комплектование, обеспечение сохранности оригиналов постановлений и распоряжений администрации до передачи в муниципальный архив.
4. Организация делопроизводства в администрации. Координация деятельности в ведении единой системы делопроизводства, осуществление контроля за ее реализацией.
5. Подготовка и предоставление муниципальных нормативных правовых актов (далее - НПА) ЗАТО Александровск в Регистр, путем выгрузки НПА в систему «Автоматизированного Рабочего Места Муниципального образования» (далее – «АРМ Муниципал»), проектов НПА, постановлений администрации ЗАТО Александровск в Мурманскую прокуратору по надзору за соблюдением законности на особо режимных объектах.
6. Организации работы по профилактике коррупционных и иных правонарушений.
7. Реализация законодательства Российской Федерации в сфере обеспечения трудовых прав муниципальных служащих и работников администрации.
8.Организация межведомственного взаимодействия в рамках реализации Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
9. Организация и ведение кадрового делопроизводства в отношении работников администрации и руководителей муниципальных учреждений и предприятий подведомственных администрации.
10. Осуществление организационной работы по рассмотрению наградных материалов, подготовке представлений к награждению наградами Российской Федерации и Мурманской области, администрации ЗАТО Александровск, подготовке к торжественному вручению наград.
11. Ведение работы по комплектованию, хранению, учету и исполнению архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Отдела и передачи их в муниципальный архив.

ФУНКЦИИ:
1. В сфере организации документооборота и обеспечения функционирования единой системы делопроизводства в администрации Отдел:
- обеспечивает единый порядок документирования, учёта и прохождения документов, поступающих в администрацию и исходящей корреспонденции с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и делопроизводства, а также выдачу справочной информации о прохождении, состоянии рассмотрения корреспонденции;
- ведет обработку, прием, регистрацию, учёт, хранение, доставку и рассылку служебной корреспонденции (входящей, исходящей и внутренней) с использованием СЭДО, ведет справочную работу по ней;
- ведет приём, регистрацию, учёт с использованием СЭДО и рассмотрение поступающих в администрацию письменных обращений граждан, определение их характера, направление для исполнения в соответствии с резолюцией руководства, содействует гражданам в получении консультаций специалистов с целью решения проблем;
- осуществляет работу по личному приёму главой администрации граждан (ведение записи граждан на личный приём к главе администрации ЗАТО Александровск, организация личного приёма граждан главой администрации ЗАТО Александровск, а также делопроизводство по обращениям граждан);
- проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись главе администрации;
- организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюцией главы администрации ЗАТО Александровск, анализ состояний исполнительной дисциплины;
- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использованию информации, содержащейся в них;
- осуществляет систематизацию и анализ поступающих в администрацию обращений граждан, организаций, а также осуществляет анализ деятельности должностных лиц по работе с обращениями граждан, организаций; осуществляет подготовку отчётов о работе с письменными и устными обращениями граждан, информации о состоянии исполнительной дисциплины в части исполнения Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- обеспечивает своевременную регистрацию постановлений, распоряжений администрации ЗАТО Александровск в СЭДО;
- оформляет, выпускает, доводит до сведения заинтересованных предприятий, организаций, учреждений, должностных лиц и граждан, согласно списку рассылки, составленному исполнителем, постановления и распоряжения администрации;
- организует направление в прокуратуру проектов НПА администрации для осуществления прокуратурой надзора за законностью принимаемых НПА и их проектов;
- осуществляет формирование электронной базы правовых актов, распространение правовых актов, распространение их данных по справочным системам. Направляет в библиотечную систему ЗАТО Александровск для формирования библиотечного фонда;
- осуществляет формирование, учёт и хранение постановлений и распоряжений администрации, выдачу копий, выписок по принятым постановлениям, распоряжениям администрации ЗАТО Александровск;
- организует разработку и формирование сводной номенклатуры дел администрации и осуществляет контроль за соблюдением утвержденной номенклатуры дел;
- обеспечивает отбор, учёт и сохранность документов, образующихся в деятельности Отдела;
- организует подготовку к сдаче в архив законченных делопроизводством дел, работу по оформлению и передаче документов постоянного срока хранения в МКУ «Муниципальный архив ЗАТО Александровск»;
- организует методическую помощь в работе с документами структурным подразделениям администрации;
- проводит проверки структурных подразделений администрации по ведению делопроизводства и работы с письменными и устными обращениями граждан и юридических лиц;
- осуществляет хранение гербовой печати администрации, обеспечивает правомерность её использования;
- ведет обработку, прием, регистрацию, учёт и рассылку договоров с использованием СЭДО.

2. В сфере организации формирования и предоставления сведений, подлежащих к включению в Регистр Отдел:
- взаимодействует со структурными подразделениями администрации по сбору НПА и дополнительных сведений, подлежащих включению в Регистр;
- предоставляет в Министерство юстиции Мурманской области муниципальные НПА, сведения об источниках и датах их официального опубликования, а также дополнительные сведения до 16 числа месяца, следующего за месяцем официального опубликования данных муниципальных НПА путем выгрузки их в систему «АРМ Муниципал».

3. В сфере контроля за исполнением документов в администрации Отдел:
- организует работу по сопровождению документов, поставленных на контроль согласно резолюциям главы администрации, вплоть до их окончательного исполнения;
- организует работу по рассмотрению обращений граждан и организаций, адресованных главе администрации, направляет их в соответствующие органы администрации или структурные подразделения администрации для принятия мер;
- готовит аналитическую информацию о работе с обращениями граждан;
- рассматривает обращения граждан и организаций по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Отдела.

4. В сфере пополнения кадровых ресурсов администрации Отдел:
-  ведет реестр муниципальных служащих администрации;
- готовит в установленном порядке проекты распоряжений по личному составу о назначении кандидатов на муниципальную службу, приеме работников в администрацию, назначении руководителей муниципальных учреждений ЗАТО Александровск, подведомственных администрации, и оформляет соответствующие документы.

5. В сфере прохождения муниципальной службы и трудовой деятельности в администрации Отдел:
- при назначении на должность, возложении временного исполнения обязанностей, освобождении от должности:
 прогнозирует потребность в замещении должностей муниципальной службы;
 участвует в планировании служебного продвижения муниципальных служащих;
 организует рассмотрение кандидатов для назначения на должности муниципальной службы;
 организует проверку сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера;
 осуществляет контроль за сроками действия трудовых договоров, заключенных с муниципальными служащими и работниками;
- при аттестации муниципальных служащих:
 готовит проекты распоряжений администрации, утверждающих состав аттестационной комиссии администрации и регламент ее работы;
 осуществляет организационное обеспечение деятельности аттестационной комиссии администрации;
 контролирует сроки проведения аттестации, графики проведения аттестации, своевременность ознакомления муниципальных служащих с результатами аттестации и правильностью оформления соответствующих документов;
 по итогам аттестации готовит предложения о включении муниципальных служащих в резерв для выдвижения на вышестоящие должности и выполнении иных решений аттестационной комиссии;
- в отношении периодов исполнения обязанностей муниципальной службы и рабочего (служебного) времени:
 готовит проекты распоряжений по личному составу о предоставлении муниципальным служащим и работникам администрации, руководителям муниципальных учреждений (предприятий) ЗАТО Александровск, подведомственных администрации, основных, дополнительных отпусков, отпусков по беременности и родам, а также по уходу за ребенком, иных отпусков;
 ведет учет рабочего (служебного) времени и предоставление дополнительных суток (дней) отдыха;
 рассматривает жалобы муниципальных служащих по результатам аттестации и конкурсов, а также по другим вопросам, связанным с прохождением муниципальной службы;
 готовит проекты организационно-распорядительных документов, связанных с прохождением муниципальной службы, командированием, соблюдением трудовой дисциплины и внутреннего распорядка муниципальных служащих и работников;
 изучает в структурных подразделениях администрации, муниципальных учреждениях (предприятиях) ЗАТО Александровск состояние работы с кадрами, вносит предложения по ее улучшению;
 организует ежегодно до 30 апреля работу среди муниципальных служащих и руководителей муниципальных учреждений по предоставлению сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера;
- при увольнении с работы (муниципальной службы):
 готовит необходимые документы для зачета трудового стажа для назначения доплаты за выслугу лет к пенсии муниципальным служащим;
 готовит проекты распоряжений по личному составу об увольнении муниципальных служащих и работников;
 готовит в установленном порядке документы, необходимые муниципальным служащим для дальнейшего трудоустройства.

6. В сфере профессионального обучения муниципальных служащих администрации Отдел:
- анализирует профессионально-квалификационные характеристики муниципальных служащих, разрабатывает предложения о повышении профессионального уровня муниципальных служащих;
- консультирует муниципальных служащих по вопросам кадрового обеспечения, прохождения муниципальной службы;
- изучает положительный опыт других муниципальных образований в вопросах обеспечения кадровой политики для последующего внедрения в муниципальной службе;
- участвует в проведении служебных проверок по фактам нарушений муниципальными служащими и работниками служебной (трудовой) дисциплины.

7. В сфере организационно-штатной работы в администрации Отдел:
- осуществляет организационно-штатную работу, анализирует и готовит предложения о создании, реорганизации и ликвидации структурных подразделений;
- анализирует эффективность использования кадровых ресурсов, практику использования рабочего (служебного) времени, вносит предложения о совершенствовании организации труда муниципальных служащих и работников;
- участвует совместно с заинтересованными подразделениями в подготовке проектов организационно-распорядительных документов;
- ведет штат и штатно-должностную расстановку, учет штатной численности муниципальных служащих и работников;
- готовит предложения по структуре, и штатной численности муниципальных служащих и работников;
- осуществляет информационно-справочную работу по действующим и утратившим силу штатам.

8. В сфере ведения кадровых учетов, отчетности, оформления, хранения и подготовки документов в администрации Отдел:
- формирует, ведет и хранит личные дела, трудовые книжки муниципальных служащих, работников администрации, руководителей муниципальных учреждений (предприятий) ЗАТО Александровск, подведомственных администрации, обеспечивает сохранность и достоверность персональных данных, их своевременную актуализацию, а также установленный режим доступа к ним;
- представляет установленную отчетность по работе с кадрами в статистику, Правительство Мурманской области;
- оформляет командировочные удостоверения, а также учитывает муниципальных служащих, убывших и прибывших в командировку;
- ведет учет поощрений и взысканий муниципальных служащих и работников;
- готовит и в установленном порядке направляет в соответствующие структуры органов государственной власти документы по вопросам награждения ведомственными и государственными наградами, присвоения почетных званий Российской Федерации, области, главы администрации ЗАТО Александровск;
- организует вручение государственных и ведомственных наград муниципальным служащим и работникам;
- организует работу по рассмотрению вопросов установления ежемесячной доплаты к трудовой пенсии лицам, замещавшим должности муниципальной службы, по наградам;
- оформляет в рамках своей компетенции по запросам муниципальных служащих и работников справки и иные документы;
- рассматривает предложения, заявления, жалобы муниципальных служащих и работников администрации, других граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
- осуществляет прием граждан по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

9. В сфере противодействия коррупции Отдел:
- организует работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений;
- осуществляет организационное обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликта интересов на муниципальной службе;
- организует проведение профилактических бесед по недопущению конфликта интересов на муниципальной службе, соблюдения ограничений и запретов;
- разрабатывает правовые акты ЗАТО Александровск, администрации ЗАТО Александровск по вопросам реализации законодательства о противодействии коррупции на территории ЗАТО Александровск;

10. Взаимодействует и оказывает организационную и методическую помощь по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, лицам, ответственным за делопроизводство в органах администрации, осуществляет контроль за соблюдением правил делопроизводства.